Penanganan Reservasi Kamar pada Event Wedding Party di Hotel The Oberoi Beach Resort Lombok

Abstract

Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui penanganan reservasi kamar pada event wedding party di Hotel The Oberoi Beach Resort Lombok serta kendala yang terjadi dalam proses reservasi tersebut. Metode penelitian yang digunakan adalah deskriptif kualitatif dengan menggunakan teknik pengumpulan data observasi, wawancara, dan dokumentasi. Informan penelitian terdiri dari Front Office Manager, Senior Reservation Supervisor, dan Reservation Assistant yang terlibat langsung dalam penanganan reservasi wedding party. Hasil penelitian menunjukkan bahwa penanganan reservasi kamar dilakukan melalui beberapa tahapan, yaitu menerima reservasi, melakukan verifikasi data, availability check, pembuatan group code, room block, penginputan rooming list, pencatatan special request, pengaturan billing instruction, reconfirmation reservasi, serta penyiapan final rooming list untuk Front Office. Seluruh proses reservasi dilakukan menggunakan sistem PMS Opera untuk mempermudah pengelolaan data tamu dan koordinasi antar departemen. Penelitian ini juga menemukan beberapa kendala, seperti perubahan rooming list secara mendadak, kesalahan penginputan data tamu, keterbatasan kamar saat high occupancy, serta banyaknya special request dari tamu wedding party. Untuk mengatasi kendala tersebut, pihak reservasi melakukan verifikasi data secara berkala, meningkatkan koordinasi antar departemen, melakukan pre-event meeting, serta memanfaatkan fitur notes dan traces pada sistem PMS Opera. Dengan penanganan reservasi yang baik, pelayanan tamu wedding party dapat berjalan lebih efektif, terstruktur, dan sesuai standar operasional hotel.